מדריך לתושב: איך מוציאים טופס 4
קיבלתם מהעירייה קישור למערכת ואמרו לכם "תפתחו תיק"? הגעתם למקום הנכון. המדריך הזה מסביר הכל מההתחלה, צעד אחרי צעד, בשפה פשוטה, גם אם אף פעם לא השתמשתם במערכת כזו.
ובקצרה, מה זה בכלל טופס 4: זה אישור האכלוס, המסמך שמאשר שהמבנה נבנה כמו שצריך ושאפשר להתחיל לגור בו ולחבר אותו לחשמל ולמים. כדי לקבל אותו צריך לאסוף אישורים מכמה גורמים, והמערכת מסדרת לכם את הדרך: מה צריך, ממי, ומה השלב הבא.
המדריך בסרטון
תמליל
הבנייה הסתיימה. עכשיו צריך טופס 4.
עשרות אישורים, מגורמים רבים.
עם Eazili, זה פשוט.
נכנסים לאתר של Eazili. מהמחשב, או מהטלפון.
לוחצים על: כניסה. בטלפון, פותחים קודם את התפריט.
הדרך הכי פשוטה: לוחצים על הכפתור של גוגל.
בוחרים את חשבון הגוגל שלכם. זהו, אתם בפנים.
אין לכם גוגל? עוברים להרשמה. ממלאים שם, טלפון נייד, מייל, וסיסמה.
מי שמסכים/ה לתנאי השימוש, ממשיך/ה ב״המשך״. בכניסה הראשונה מגיע קוד בהודעת טקסט. מקלידים את הקוד, וזה הכול.
נכנסתם לאזור האישי שלכם.
באזור האישי, לוחצים על: פתח תיק ראשון.
בוחרים טופס 4. זה נקרא גם: תעודת גמר.
לפני פתיחת התיק מוצג הסבר על שיתוף המידע. בבחירה ב״הבנתי, אפשר להתחיל״, אתם מאשרים שהפרטים והמסמכים שתזינו בתיק יועברו לעירייה, לצורך הטיפול בבקשה,
בהתאם לתנאי השימוש ולמדיניות הפרטיות של Eazili. מי שאינו מסכים לכך, אינו נדרש להמשיך, ולא ייפתח עבורו תיק.
לוחצים: צרף את קובץ ההיתר. בוחרים את היתר הבנייה. טיפ: העלו קובץ ברור וקריא.
המערכת קוראת את ההיתר, וממלאת לבד את כל הפרטים: מספר היתר, כתובת, גוש, וחלקה.
בודקים שהפרטים נכונים. הרשות שלכם מחוברת. התיק ישותף איתה אוטומטית.
לוחצים על: שליחת הפרטים לעירייה. הפרטים עוברים לעירייה.
תוך זמן קצר, הרשות מכינה לכם רשימת דרישות. מגיעה אליכם התראה.
כל דרישה מופיעה בכרטיס משלה, עם הצעד הבא. לחצו על דרישה, כדי לראות מה בדיוק צריך.
כל כרטיס עובר בין ארבעה מצבים: אצלכם. בעבודה. אצל הרשות. הושלם.
בדרישה שיש בה טופס, לוחצים: למלא את הטופס.
רוב הפרטים כבר ממולאים מתוך ההיתר. רק בודקים ומאשרים.
לוחצים: ליצור את הטופס. אפשר להדפיס, לחתום, ולצרף. טיפ: לפני שחותמים, בדקו שכל הפרטים נכונים.
לא רוצים להדפיס? חותמים ישירות על המסך. לוחצים: חתימה.
לוחצים על המקום שמיועד לחתימה שלכם.
חותמים באצבע בטלפון, או בעכבר במחשב, ומאשרים.
לוחצים: חתום והוסף למשימה.
הטופס החתום נוסף לדרישה בתיק. אתם חותמים רק במקום שמיועד לכם, ואת שאר החתימות שולחים בקישור.
ומה עם החתימה של הקבלן? לוחצים: שלח לחתימה, ליד הטופס שלו.
כותבים את השם ואת המייל שלו, ובוחרים לכמה זמן הקישור תקף.
שולחים, והקישור נשלח אליו במייל.
יוסי, הקבלן, מקבל מייל מ-Eazili, ולוחץ על הכפתור.
הוא מזין קוד אימות שנשלח למייל שלו.
הטופס נפתח מולו. הוא בוחר חתימה, וחותם באצבע, ישירות על המסך.
בודק שהכול נכון, ולוחץ: החזר.
הטופס החתום נשלח אליכם.
ואם מישהו ינסה לפתוח את הקישור שוב, הוא כבר לא ייפתח. הקישור אישי, ונפתח פעם אחת בלבד.
הטופס החתום חוזר לדרישה בתיק, ומגיעה אליכם התראה.
בודקים את הטופס, ולוחצים: אישור הטופס החתום.
רק אחרי האישור שלכם, הטופס מגיע לעירייה.
כשאישור מוכן, לוחצים: העלה קובץ. צלמו או סרקו את המסמך, שיהיה ברור וקריא.
המערכת בודקת מיד שהמסמך תקין ומתאים לתיק. היא גם מסכמת מה כתוב בו.
משם, המסמך עובר לבדיקת הגורם המטפל בעירייה.
יש שאלה? כותבים לרשות, ישירות מתוך התיק.
התשובה מגיעה לאותו מקום, עם התראה לטלפון. כדאי להפעיל התראות.
בכל רגע, רואים כמה נשאר עד הסוף.
כשכל הדרישות מאושרות, טופס 4 מגיע ישר לתיק שלכם.
מורידים, שולחים במייל, או משתפים.
Eazili. לוקחים את הבירוקרטיה בקלות.
מה צריך כדי להתחיל
רק את היתר הבנייה: קובץ PDF או צילום ברור שלו. מתוכו המערכת קוראת לבד את פרטי הבקשה (כתובת המבנה, מספר ההיתר, מספר התיק והגוש/חלקה) וממלאת בשבילכם את טופס פתיחת התיק. אתם רק עוברים על מה שנקרא ומאשרים.
אם כבר יש בידיכם אישורים מגורמים שונים (כיבוי אש, מעלית, גז, בטיחות קונסטרוקציה וכדומה), תוכלו לצרף אותם בהמשך, כשהרשימה תיפתח לפניכם. אין צורך לאסוף אותם מראש.
חמש מילים שכדאי להכיר
המדריך משתמש בכמה מונחים שחוזרים על עצמם. הנה הם, במילים פשוטות:
- תיק
- המקום האחד שבו נמצא כל מה שקשור לבקשה שלכם: הרשימה של מה שצריך, המסמכים שהעליתם, וההודעות מהעירייה. פותחים אותו פעם אחת וחוזרים אליו עד לקבלת האישור.
- משימה
- פריט אחד מהרשימה, למשל "אישור כיבוי אש". לכל משימה רואים מה מבקשים, מה כבר נעשה, ומה השלב הבא.
- להעלות קובץ
- להכניס מסמך למערכת. מהטלפון אפשר פשוט לצלם את הדף, הצילום נשמר בתיק. מהמחשב בוחרים את הקובץ מהתיקייה.
- התראה
- הודעה קצרה שהמערכת שולחת לכם כשמשהו קורה בתיק, למשל כשהעירייה אישרה מסמך. לא צריך להיכנס כל יום ולבדוק; כשמשהו ידרוש אתכם, תדעו.
- צ'אט
- התכתבות בתוך התיק, כמו הודעות בטלפון. כותבים שאלה, הגורם המטפל בעירייה עונה, והכל נשאר שמור במקום אחד.
התהליך, שלב אחרי שלב
נרשמים למערכת, פעם אחת
נכנסים לאתר מהטלפון או מהמחשב ולוחצים על הרשמה. יש שתי דרכים, ושתיהן טובות:
עם חשבון גוגל או אפל: הדרך הקלה. לוחצים על הכפתור, בוחרים את החשבון שכבר יש לכם בטלפון, וזהו. בלי סיסמה חדשה לזכור.
עם כתובת מייל וסיסמה: ממלאים את הכתובת, בוחרים סיסמה, ואז נשלח אליכם מייל עם קישור אימות. לוחצים על הקישור שבמייל, וסיימתם. (לא הגיע? בדקו בתיקיית דואר הזבל.)
פותחים תיק ומצרפים את היתר הבנייה
אחרי הכניסה בוחרים לפתוח תיק חדש מסוג "טופס 4". המערכת תבקש את היתר הבנייה, מהטלפון אפשר פשוט לצלם אותו, מהמחשב בוחרים את הקובץ.
המערכת קוראת מההיתר את הפרטים וממלאת בשבילכם את הטופס, במקום שתקלידו הכל ידנית. עוברים על מה שהתמלא, מתקנים אם משהו לא מדויק, ומאשרים. בשלב הזה גם תתבקשו לאשר שפרטי התיק יעברו לעירייה, זה מה שמאפשר לה לטפל בבקשה שלכם.
ממתינים רגע: העירייה מכינה את הרשימה שלכם
בערים שעובדות עם Eazili התיק מגיע ישר לגורם המטפל בעירייה. הוא בודק מה חל בדיוק על המבנה שלכם (יש מערכת גז? מעלית? ממ"ד?) ומאשר את רשימת הדרישות המתאימה.
עד שזה קורה תראו בתיק הודעה שהרשימה בהכנה. לא צריך לעשות כלום ולא צריך להתקשר. כשהרשימה מוכנה תקבלו התראה, והיא תופיע בתיק.
מכירים את הרשימה, ומבינים מה כל מצב אומר
הרשימה בנויה ממשימות: כל משימה היא דרישה אחת, למשל "אישור חשמלאי בודק". ליד כל משימה כתוב מצבה, באחת מארבע מילים:
"אצלכם עכשיו": התור שלכם לפעול (להעלות מסמך, למלא טופס). "בעבודה": מטופל כרגע, למשל אצל בעל מקצוע. "אצל העירייה": הגשתם, ועכשיו זה נבדק שם. אתם לא צריכים לעשות כלום. "הושלם": הדרישה אושרה וסגורה.
ככה תמיד יודעים איפה התיק עומד ומה תלוי בכם, בלי לנחש ובלי טלפונים לעירייה.
ממלאים טפסים בתוך המערכת, בלי מדפסת
אם משימה כוללת טופס עירוני למילוי, לא צריך להדפיס ולמלא ביד: המערכת מציגה לכם את השדות אחד-אחד, אתם משלימים ומאשרים, והטופס נוצר מוכן. אפשר גם להוריד אותו או להעביר אותו לבעל המקצוע שצריך לחתום עליו.
מעלים את האישורים, והמערכת בודקת אותם בשבילכם
כל אישור שמעלים נבדק אוטומטית עוד לפני שהוא נשלח לעירייה: שהוא שייך לתיק הנכון, שהפרטים תואמים, ושהוא בתוקף. הבדיקה לוקחת בדרך כלל דקות ספורות.
אם משהו לא מסתדר, תקבלו הערה ברורה שמסבירה מה חסר, ותוכלו להעלות מסמך מתוקן לפני שהוא נשלח לעירייה.
צריך בעל מקצוע? אפשר למצוא אותו כאן
חלק מהדרישות מחייבות איש מקצוע מוסמך, למשל חשמלאי בודק או מתקין גז. אם כבר יש לכם כזה, פשוט מעלים את האישור שהוא נתן. אם אין, אפשר לפרסם את המשימה דרך המערכת ולקבל הצעות מחיר מבעלי מקצוע מתאימים, והכל מתועד בתוך התיק.
יש שאלה? כותבים לעירייה בצ'אט שבתוך התיק
בכל שלב אפשר לפתוח את הצ'אט בתיק ולכתוב שאלה, כמו הודעה בטלפון. הגורם המטפל בעירייה רואה אותה ועונה שם, והתשובה נשארת שמורה בתיק. בלי מיילים שהולכים לאיבוד ובלי להמתין על הקו.
מקבלים את האישור הסופי
כשכל הדרישות סומנו "הושלם", העירייה מנפיקה את האישור, והוא נמסר לכם ישירות במערכת. הוא נשאר שמור בתיק יחד עם כל המסמכים, אם תצטרכו אותו בהמשך. זהו, סיימתם.
עוד כמה דברים שטוב לדעת
המערכת עובדת גם מהטלפון וגם מהמחשב, מאותו חשבון. אפשר להתחיל בטלפון ולהמשיך במחשב.
שום דבר לא הולך לאיבוד. אפשר לסגור באמצע, לחזור מחר, והכל יחכה בדיוק איפה שעזבתם.
אין צורך להדפיס או להגיע לעירייה, המסמכים עוברים ונבדקים בתוך המערכת.
קשה לכם? אפשר לשתף את התיק עם בן משפחה או כל אדם שאתם סומכים עליו, והוא יוכל לראות ולעזור, גם מרחוק, מהמחשב שלו.
כל פעולה חשובה מלווה בהסבר על המסך. אם מסמך צריך תיקון, תקבלו הערה שאומרת בדיוק מה חסר, במילים פשוטות.